ביוזמת אגף ממ"מ באוניברסיטה הוקמה לאחרונה וועדת היגוי להקמת פורטל אינטראנט לאנשי הסגל המנהלי והאקדמי. ועדת ההיגוי מורכבת מנציגי אגפים שונים בקמפוס כולל הספריה. הפורטל יבנה על פלטפורמת SharePoint של מייקרוסופט.
ועדת ההיגוי הכינה סקיצה לפורטל והספריה, בהמשך לנסיונה בפעילות " צוות הערכה" בדקה את צרכי משתמשי הפורטל לפני גיבוש התכנים, עיצוב ויישום הפורטל.

הנבדקים אותרו לאחר קול קורא שנשלח לכל קהילת האוניברסיטה. נענו כ- 30 מתנדבים חברי סגל מנהלי ואקדמי. הוחלט לזמן את כל המתנדבים ולקיים שני מפגשים, כאשר כל קבוצה תכיל נציגי סגל אקדמי וסגל מנהלי.
למשתתפים נשלחו מראש סקיצה של מבנה הפורטל והרציונל שמנחה את הצוות המוביל, וכן את
השאלות הבאות:
1. אלו תכנים יגרמו לך להכנס לפורטל?
2. אלו מהתכנים הקיימים חשוב יותר בעיניך?
3. מה היית מוסיף לפורטל?
4. מה היית גורע מהפורטל?
5. דיון פתוח: מה דעתך על הפורטל?
התקיימו שני מפגשים ב- 07.12.2010, 14.12.2010, בני שעתיים כל אחד. בסך הכל נכחו כ-19 משתתפים (במפגש הראשון 12 ובמפגש השני 7).





קבוצות המיקוד התנהלו בשיטת Nominal Group Technique בשיטה זו על כל משתתף להביע דעתו בתורו על שאלה הנשאלת ע"י המנחים. נערכים מספר סבבים עד שכל המשתתפים סיימו להביע דעתם; כך נוצרת רשימה של תשובות. בסוף כל שאלה נדרש כל משתתף להצביע על שלוש האופציות החשובות ביותר מהרשימה, לדעתו. יתרון שיטה זו היא בכך שכל משתתף חייב לקחת חלק פעיל בתהליך.המפגשים אורגנו ע"י דבורה בן דרור ונציגי אגף ממ"מ - מובילי פרויקט הפורטל. את המפגשים הנחו מטעם הספריה: ד"ר לין פורת, ריקי גרינברג ונעמי גרידינגר.כל מפגש תועד במצלמת וידיאו לצורך ניתוח ואימות התוצאות. כמו כן, תשובות המשתתפים נרשמו על לוח בחדר והוקלדו לקובץ אקסל במחשב.




תשובות המשתתפים הוצגו על הלוח בחדר והוקלדו למחשב
ההצעות שזכו לדרוג הגבוה ביותר הן:
· כניסה ישירה למערכות וטפסי הארגון
· צורך בהתאמה אישית
· מערכת מהירה, דינמית, עדכנית, נוחה לשימוש
· שולחן העבודה שלי - היבטים כלליים ומקצועיים
· אבחנה ברורה בין חברתי למקצועי
· הסתרה של כל הפונקציות החברתיות -ניתן לאחדן בקישור אחד בלבד
· ספר טלפוני ארגוני - בעלי תפקידים ותמונות
· לוח אירועים כללי
· "חשבון שלי" בכל מערכות הארגון (כמו תקציבי מחקר, משכורת, נוכחות, היילרן, חשבון סלולארי ועוד..)
אחריהן דורגו ההצעות הבאות:
· שקיפות לסטטוס משימות
· צ'ט אונליין
· מבזקים / הודעות
· סטטוס פרויקטים באוניברסיטה
· שיווק פנימי של יחידות באוניברסיטה
· חידושים אקדמיים
· תקציבי מחקר
· חיפוש יעיל
· לוחות זמנים ארוכי טווח לרוחב הארגון (ברמה ארגונית, פקולטטית ואישית - יידוע על כנסים, אירועים, פעילויות ועומסים)
בדיון הפתוח הועלו דעות ורעיונות מגוונים בנושא הפורטל. בחרנו לציין כאן כמה מהרעיונות שעלו ועוררו עניין בקבוצות: חיזוק התקשורת הרוחבית והזהות הארגונית, אפשרות התאמה לפי שיוך סגלים, מחשוב טפסי הארגון והפשטת המונחים והז'רגון המקצועי בתוכם, מבדקי שימוש תקופתיים בפורטל, הצגת נתוני השימוש ושינויים בהתאם
ושקיפות דיוני ההנהלה.

 הכנת הסקירה: ד"ר לין פורת, נעמי גרידינגר וריקי גרינברג

ביוזמת אגף ממ"מ באוניברסיטה הוקמה לאחרונה וועדת היגוי להקמת פורטל אינטראנט לאנשי הסגל המנהלי והאקדמי. ועדת ההיגוי מורכבת מנציגי אגפים שונים בקמפוס כולל הספריה. הפורטל יבנה על פלטפורמת SharePoint של מייקרוסופט.
ועדת ההיגוי הכינה סקיצה לפורטל והספריה, בהמשך לנסיונה בפעילות " צוות הערכה" בדקה את צרכי משתמשי הפורטל לפני גיבוש התכנים, עיצוב ויישום הפורטל.

הנבדקים אותרו לאחר קול קורא שנשלח לכל קהילת האוניברסיטה. נענו כ- 30 מתנדבים חברי סגל מנהלי ואקדמי. הוחלט לזמן את כל המתנדבים ולקיים שני מפגשים, כאשר כל קבוצה תכיל נציגי סגל אקדמי וסגל מנהלי.
למשתתפים נשלחו מראש סקיצה של מבנה הפורטל והרציונל שמנחה את הצוות המוביל, וכן את
השאלות הבאות:
1. אלו תכנים יגרמו לך להכנס לפורטל?
2. אלו מהתכנים הקיימים חשוב יותר בעיניך?
3. מה היית מוסיף לפורטל?
4. מה היית גורע מהפורטל?
5. דיון פתוח: מה דעתך על הפורטל?
התקיימו שני מפגשים ב- 07.12.2010, 14.12.2010, בני שעתיים כל אחד. בסך הכל נכחו כ-19 משתתפים (במפגש הראשון 12 ובמפגש השני 7).





קבוצות המיקוד התנהלו בשיטת Nominal Group Technique בשיטה זו על כל משתתף להביע דעתו בתורו על שאלה הנשאלת ע"י המנחים. נערכים מספר סבבים עד שכל המשתתפים סיימו להביע דעתם; כך נוצרת רשימה של תשובות. בסוף כל שאלה נדרש כל משתתף להצביע על שלוש האופציות החשובות ביותר מהרשימה, לדעתו. יתרון שיטה זו היא בכך שכל משתתף חייב לקחת חלק פעיל בתהליך.המפגשים אורגנו ע"י דבורה בן דרור ונציגי אגף ממ"מ - מובילי פרויקט הפורטל. את המפגשים הנחו מטעם הספריה: ד"ר לין פורת, ריקי גרינברג ונעמי גרידינגר.כל מפגש תועד במצלמת וידיאו לצורך ניתוח ואימות התוצאות. כמו כן, תשובות המשתתפים נרשמו על לוח בחדר והוקלדו לקובץ אקסל במחשב.




תשובות המשתתפים הוצגו על הלוח בחדר והוקלדו למחשב
ההצעות שזכו לדרוג הגבוה ביותר הן:
· כניסה ישירה למערכות וטפסי הארגון
· צורך בהתאמה אישית
· מערכת מהירה, דינמית, עדכנית, נוחה לשימוש
· שולחן העבודה שלי - היבטים כלליים ומקצועיים
· אבחנה ברורה בין חברתי למקצועי
· הסתרה של כל הפונקציות החברתיות -ניתן לאחדן בקישור אחד בלבד
· ספר טלפוני ארגוני - בעלי תפקידים ותמונות
· לוח אירועים כללי
· "חשבון שלי" בכל מערכות הארגון (כמו תקציבי מחקר, משכורת, נוכחות, היילרן, חשבון סלולארי ועוד..)
אחריהן דורגו ההצעות הבאות:
· שקיפות לסטטוס משימות
· צ'ט אונליין
· מבזקים / הודעות
· סטטוס פרויקטים באוניברסיטה
· שיווק פנימי של יחידות באוניברסיטה
· חידושים אקדמיים
· תקציבי מחקר
· חיפוש יעיל
· לוחות זמנים ארוכי טווח לרוחב הארגון (ברמה ארגונית, פקולטטית ואישית - יידוע על כנסים, אירועים, פעילויות ועומסים)
בדיון הפתוח הועלו דעות ורעיונות מגוונים בנושא הפורטל. בחרנו לציין כאן כמה מהרעיונות שעלו ועוררו עניין בקבוצות: חיזוק התקשורת הרוחבית והזהות הארגונית, אפשרות התאמה לפי שיוך סגלים, מחשוב טפסי הארגון והפשטת המונחים והז'רגון המקצועי בתוכם, מבדקי שימוש תקופתיים בפורטל, הצגת נתוני השימוש ושינויים בהתאם
ושקיפות דיוני ההנהלה.

 הכנת הסקירה: ד"ר לין פורת, נעמי גרידינגר וריקי גרינברג